Управление электронным документооборотом, обработка и хранение цифровых данных — те задачи, с которыми сталкивается каждое предприятие. ECM система — привычное и всем известное решение, которое упрощает работу с документацией и позволяет автоматизировать многие процессы. Как контролировать работу предприятия, ускорить процесс согласования документов и управлять корпоративным контентом быстро и безопасно в несколько кликов — расскажут специалисты Picvario в этой статье.
Что такое ЕСМ система
Enterprise Content Management system (система управления корпоративным контентом) — это программное обеспечение, разработанное для предприятий с целью создания, организации, управления и распространения неструктурированной информации. Другими словами, это многопользовательская платформа, которая формирует единое информационное пространство компании и предоставляет инструменты, необходимые для работы с документами и другими корпоративными файлами.
Что такое корпоративный контент
Компании используют ECM системы для создания и совместного пользования любой информации, которую можно хранить в цифровом виде. На сегодня понятие корпоративного контента включает множество электронных продуктов:
- офисная документация;
- документация отдела кадров и документы бухгалтерии;
- email-корреспонденция и корпоративные чаты;
- корпоративный сайт;
- внутренние библиотеки, что хранят знания о разработке продуктов компании, инструкции и т.д.;
- графические и мультимедийные файлы (рекламные и корпоративные видеоролики, фотографии);
- базы данных компании.
Для некоторых видов корпоративного контента существуют отдельные подсистемы, которая позволяют упорядочить и контролировать работу с файлами определенного типа. К примеру, для работы с документами существуют такие платформы как СЭД, ERP, с медиафайлами — DAM (Digital Assets Management), с электронной почтой — EAM-системы (Email Archiving&Management). В отличие от таких узкопрофильных платформ, ECM системы работают с файлами различных форматов — от популярных офисных пакетов (DOC, XLS) и некоторых форматов изображений (JPEG, TIFF, PNG) до веб-стандартов (XML, HTML) и файлов САПР.
Функции и задачи ЕСМ систем
Главная задача ECM-платформы — организовать и автоматизировать работу с неструктурированной информацией на уровне предприятия. В список основных функций ECM систем входит:
- безопасное хранение больших объемов электронных данных разного типа;
- разграничение прав пользователей с целью защиты конфиденциальной информации;
- упорядочивание и категоризация файлов и записей разного типа;
- планирование, управление и контроль бизнес-процессами;
- интеграция с другими корпоративными системами.
Также к этому функционалу можно добавить дополнительные модули.
Основные компоненты ЕСМ систем
Для выполнения основных функций по управлению корпоративным контентом, программное обеспечение должно уметь:
- хранить большие объемы данных разного типа;
- создавать электронные документы, медиафайлы, веб-формы;
- переводить «бумажные» данные в цифровые путем сканирования, распознавания и т.д.;
- создавать резервные копии;
- упорядочивать данные, создавать каталоги и библиотеки;
- искать файлы, в том числе по фильтрам и тегам;
- защищать данные посредством структуры разрешений;
- представлять сотрудникам запрашиваемые файлы в соответствии с их пользовательскими правами;
- моделировать и автоматизировать бизнес-процессы;
- отслеживать истории изменений файлов с общим доступом;
- проводить аналитику данных.
ЕСМ системы могут функционировать как в локальной сети компании, так и в глобальной интернет-сети. Также возможна разработка мобильной версии ЕСМ-платформы.
Чем отличаются ECM, CMS и CSP системы
Исходя из названия можно подумать, что платформы CMS, ECM и CSP — цифровые продукты, предназначенные для решения схожих задач. На деле же у этих программных продуктов совершенно разные функции.
CMS (Content management system) — это платформа для создания и управления веб-сайтом или другим веб-ресурсом. Он позволяет создавать веб-страницы, наполнять их текстовыми данными и медиа контентом, редактировать, общаться в чате с посетителями сайта и т.д.
ECM (Enterprise content management) — система управления корпоративным контентом) — бизнес-платформа для компаний, которая позволяет организовать и контролировать документооборот, автоматизировать бизнес-процессы и упорядочить медиафайлы. Также ECM-платформа может содержать в себе корпоративные веб ресурсы компании и/или их CMS.
CSP (Content Services Platform) — новое поколение в ПО для работы с данными. Еще в 2017 году Gartner заявил, что ECМ системы умерли, уступая место CSP. Такие системы позволяют использовать корпоративный контент отдельным пользователям, группам пользователей, партнерам и подрядчикам компании. Платформа предоставляет полную поддержку медийных файлов (фото, видео, аудио и т.п), возможность масштабирования и API-интеграцию за счет микросервисной структуры, и может быть установлена как целиком, так частично, в виде отдельных компонентов. Особенностью CSP является возможность хранить все версии документа с сохранением оригинального источника («single source of truth»).
