Функционал папок позволяет вам гибко структурировать медиафайлы и детально настраивать права доступа для разных групп пользователей и отдельных сотрудников. Вы можете создавать иерархическую структуру папок, определять наборы прав (например, «Только просмотр» или «Полное редактирование») и назначать их пользователям для доступа к конкретным папкам или отдельным активам.
Отображение папок в интерфейсе включается в административной панели в разделе Home › Options › Options. Подробную информацию о том, как включить папки в интерфейсе и выбрать систему прав, можно найти в статье Опции в панели администратора.
Разделы управления
Управление папками и правами доступа находится в разделе Folders в административной панели. Он состоит из нескольких подразделов:
- Folder ACL: Назначение прав доступа пользователям или группам.
- Folders: Управление структурой папок.
- General access: Настройка общего уровня доступа к папкам и активам.
- Permission sets: Настройка наборов прав доступа.
Создание и управление папками
Папки — это один из способов организации ваших активов. Вы можете создавать вложенные папки, формируя удобную и понятную структуру.
Как создать папку:
- Перейдите в раздел Home › Folders › Folders.
- Нажмите кнопку Add Folder в правом верхнем углу.
- В открывшейся форме заполните поля:
- Name: Укажите название папки. Это обязательное поле.
- Parent: Выберите родительскую папку, если хотите создать вложенную структуру. В качестве верхнего уровня вы можете выбрать папку “Все активы” (корневую).
- Sort: Введите числовой индекс для сортировки. Папки с меньшим индексом отображаются выше в списке.
- Нажмите Save.
Системная папка «Все активы»
При первом запуске система автоматически создает корневую папку «Все активы» (All assets). Она является системной, ее нельзя удалить или изменить. Все существующие активы привязываются к ней по умолчанию.
Редактирование и удаление папок:
- Чтобы редактировать папку, нажмите на ее название в списке. Вы можете изменить название, родительскую папку и порядок сортировки.
- Чтобы удалить папку, выделите ее чекбоксом в списке, в поле Action выберите массовое действие Delete selected folders и нажмите кнопку Go или нажмите кнопку Delete на странице редактирования. При удалении папки все вложенные в нее папки и активы также будут удалены. Удалённые папки перестают отображаться в интерфейсе Picvario, но сохраняются в административной панели. У них проставляется дата и время удаления.
- Удаленные папки можно восстановить. Для этого воспользуйтесь фильтром, чтобы отобразить удаленные объекты, выделите нужные, в поле Action выберите массовое действие Restore selected folders и нажмите кнопку Go. При восстановлении папки восстанавливается только папка, но не активы в ней. Чтобы восстановить активы в папке, нужно найти их и восстановить в разделе Home — Content — Assets.
Настройка наборов прав (Permission sets)
Наборы прав — это готовые шаблоны, которые определяют, что именно пользователь может делать с папкой или активом. Например, можно создать набор «Только просмотр» или «Редактор контента».
В системе уже есть несколько предустановленных наборов:
- Просмотр (View): Разрешает просмотр и скачивание активов.
- Добавление (Add): Позволяет создавать подпапки и добавлять в них активы.
- Редактирование (Edit): Дает права на изменение свойств активов, их удаление и архивирование.
- Полный доступ (Full access): Включает все права, в том числе управление доступом других пользователей.
- Нет доступа (No access): Полностью запрещает доступ.
Как изменить набор прав:
- Перейдите в раздел Home › Folders › Permission sets.
- Нажмите на название набора, который хотите отредактировать.
- В поле Name укажите название набора прав на русском и английском языке
- В поле Description можно добавить краткое описание прав, которые дает данный набор, например, “Удаление активов и редактирование свойств”.
- Настройте права, используя чекбоксы.
Доступность наборов:
- Available for ACL: Установите этот флажок, чтобы набор можно было использовать для назначения прав конкретным пользователям или группам (в разделе Folder ACL).
- Available for general access: Установите этот флажок, чтобы набор можно было применять как уровень доступа по умолчанию (в разделе General access).
Основные права и их зависимости:
Многие права зависят друг от друга. Например, чтобы разрешить редактирование, сначала нужно дать право на просмотр.
- Read: Разрешение на чтение позволяет просматривать папку и активы внутри неё. Базовое право на просмотр папки или актива. Без него остальные права недоступны.
- Add child objects: Разрешает создавать дочерние папки и добавлять активы в папку.
- Remove child objects: Разрешает удалять дочерние папки и активы из папки.
- All proxies available: Если не активировано Selected proxies available, пользователи с этим правом смогут просматривать и скачивать все существующие прокси-версии актива.
- Selected proxies available: Если не активировано All proxies available, разрешение позволяет вам вручную указать, какие именно прокси-версии будут доступны для просмотра и скачивания. В выпадающем списке вы можете выбрать одну или несколько конкретных версий (например, thumbnail, system_preview или любые другие кастомные прокси версии, настроенные в вашей системе).
- With guaranteed watermark: Позволяет просматривать прокси версии активов только с водяным знаком.
- With possible watermark: Позволяет просматривать прокси версии активов с водяными знаками (при наличии) и прокси версии без водяных знаков (при отсутствии версии с водяными знаками) для актива. Активно только при активном With guaranteed watermark.
- Read and download supporting files: Позволяет просматривать и скачивать вспомогательные файлы.
- Remove object: Позволяет удалять папку или актив.
Для перемещения или удаления папок и активов необходимо выдать для пользователя доступ с правом «Remove object» на текущую папку актива И «Remove child objects» на родительскую папку актива.
- Read access control: Позволяет просматривать список прав доступа для папки или актива.
- Modify access control: Позволяет управлять правами доступа к объекту для других пользователей. Активно только при активном Read access control.
- Modify object: Позволяет редактировать метаданные актива или название папки.
- Archive and restore: Разрешение на архивацию и восстановление файлов из архива позволяет архивировать файлы путём добавления их в ленточное хранилище и восстанавливать архивированные файлы. Разрешение доступно пользователям с правом Modify object.
- Export FTP: Разрешение на экспорт способом «FTP», позволяет пользователю осуществлять выгрузку активов на интегрированный с системой FTP сервер.
- Workflow: Позволяет запускать «Рабочие процессы».
- Change files: Позволяет изменять сами файлы актива, а именно производить замену оригинального файла или миниатюры и перегенерировать прокси версии с помощью соответствующего рабочего процесса.
- Download original: Разрешение на экспорт оригинала актива способом «Скачивание», т.е загрузка на устройство пользователя. Активно только при активном All proxies available.
- Can share: Разрешение на создание внешних ссылок на активы. Активно только при активном Download original.
- Check-in and check-out: разрешение, позволяющее пользователю осуществлять извлечение и возврат файлов. Активно только при активном Download original.
Назначение прав доступа
После создания структуры папок и настройки наборов прав, их можно назначить пользователям.
Назначение прав конкретным пользователям и группам (Folder ACL)
Этот раздел позволяет гибко назначать права на папки и даже на отдельные активы.
Как выдать права:
- Перейдите в раздел Home › Folders › Folder ACL.
- Нажмите кнопку Add Folder ACL в правом верхнем углу.
- Заполните форму:
- User или Group: Выберите пользователя или группу, которым вы хотите предоставить доступ. Заполнить нужно только одно из этих полей.
- Asset или Folder: Выберите папку или конкретный актив. Заполнить нужно только одно из этих полей.
- Permission set: Выберите набор прав из списка. В административной панели для выбора доступны все наборы прав, а через интерфейс Picvario можно выбрать только те наборы, у которых включена опция Available for ACL.
- Нажмите кнопку Save.
Таким образом, например, можно дать группе «Маркетологи» права на «Редактирование» для папки «Маркетинговые материалы».
Настройка общего доступа (General access)
Этот раздел определяет, какой уровень доступа к папке или активу получат все пользователи по умолчанию, если им не назначены индивидуальные права через Folder ACL. Применяется для неавторизованных и авторизованных пользователей.
Как настроить общий доступ:
- Перейдите в раздел Home › Folders › General Access.
- Нажмите Add General access.
- Заполните форму:
- Asset или Folder: Выберите папку или актив. Заполнить нужно только одно из этих полей.
- Permission set: Выберите набор прав. В административной панели для выбора доступны все наборы прав, а через интерфейс Picvario можно выбрать только те наборы, у которых включена опция Available for general access. Чаще всего используется «Нет доступа», чтобы ограничить доступ для всех, кроме тех, кому права выданы персонально.
- Нажмите Save.
Например, для папки «Архив» можно установить общий доступ «Нет доступа», а затем через Folder ACL выдать право на «Просмотр» только группе «Архивариусы».
Привязка активов к папкам
Чтобы активы попали под действие настроенных прав, их нужно разместить в соответствующей папке.
- Перейдите в раздел Assets в админ-панели.
- Откройте актив, который хотите переместить.
- Найдите поле Folder и выберите нужную папку из иерархического списка.
- Сохраните изменения.
