Автоматизации

Автоматизации позволяют системе самостоятельно выполнять рутинные действия с активами при наступлении определенных дат. Например, вы можете автоматически изменять статус актива по истечении срока действия лицензии или отправлять уведомления владельцам за несколько дней до важного события.

Раздел Автоматизации находится в настройках системы. Если вы не видите этот раздел, обратитесь в службу поддержки для подключения этого модуля.

Доступный функционал автоматизаций напрямую зависит от модели разграничения прав доступа, которая активна в вашем рабочем пространстве Picvario (параметр permission_system в настройках административной панели):

• Система Rules (Правила доступа) — позволяет автоматически изменять метаданные (свойства) активов и отправлять уведомления пользователям.
• Система Folders ACL (Списки контроля доступа) — помимо изменения свойств и уведомлений, позволяет настраивать автоматические сценарии по выдаче или отзыву прав доступа у пользователей и групп на папки и активы.

Cоздание автоматизации в системе Rules

Если в вашей системе активирована модель прав Rules, вы можете настраивать правила для изменения свойств и рассылки уведомлений.

Для создания автоматизации:

1. Откройте Профиль пользователя — Настройки системы и перейдите в раздел Автоматизации.
2. Нажмите кнопку Создать.
3. Введите название автоматизации.
4. Задайте условия срабатывания в блоке Когда.
5. Выберите необходимые действия в блоке Тогда.
6. Нажмите Создать. Сохраненная автоматизация начнет работать сразу после создания.

Настройка условий (блок «Когда»)

В этом блоке вы определяете, при каких обстоятельствах система должна запустить автоматизацию.

1. Выберите тип триггера в первом выпадающем списке:
   • Наступает дата — система выполнит действие ровно в указанную дату.
   • Приближается дата — система выполнит действие заранее. Если вы выбрали этот вариант, укажите количество дней до наступления даты.
2. Выберите Свойство, на которое будет опираться триггер. В списке доступны только те свойства, которые имеют тип «Дата» или «Дата и время».
   Если выбрано свойство с типом «Дата», автоматизация сработает в начале дня (в 00:00) по часовому поясу вашего рабочего пространства. Если выбрано «Дата и время» — точно в указанное время.
3. При необходимости ограничьте область действия автоматизации с помощью фильтров. Это нужно, чтобы действие применялось не ко всем активам подряд, а только к целевым.
   • Нажмите + Добавить фильтр.
   • Выберите свойство и задайте нужное условие (например, свойство «Статус» равно «Опубликовано»).
   • Вы можете добавить несколько фильтров. Они объединяются условием «И» — автоматизация сработает только для тех активов, которые соответствуют всем фильтрам одновременно.

Настройка действий (блок «Тогда»)

Здесь вы указываете, что именно должно произойти с активами, которые подошли под условия из блока «Когда». Нажмите + Добавить действие и выберите один из вариантов:

• Изменить свойство. Позволяет автоматически обновить метаданные актива. Выберите нужное свойство и укажите для него новое значение. Если вы меняете свойство с множественным выбором (поле Теги), вы можете указать, как именно его изменить: заменить все текущие значения, добавить новые или удалить определенные.
• Прислать уведомление. Отправляет оповещение выбранным пользователям. В поле «Получатели» можно выбрать группы (например, «Администраторы», «Владельцы актива», «Скачавшие актив») или указать конкретных пользователей.

Вы можете добавить сразу несколько действий, повторно нажимая кнопку + Добавить действие.

Автоматизация в системе Folders ACL

Если в вашей системе активна модель прав Folders ACL, вам становятся доступны расширенные сценарии автоматического управления доступом.

В блоке «Тогда» вы можете выбрать два дополнительных действия: «Изменить права доступа» и «Изменить общий доступ».

Изменить права доступа

Это действие позволяет динамически изменять права конкретных пользователей или групп на затронутые активы.

При выборе этого действия настройте следующие параметры:

• Субъекты(обязательное поле): Выберите пользователей или группы, чьи права будут изменены. Можно выбрать:
  • «Все с прямым доступом» — пользователи и группы, у которых на этот актив настроены индивидуальные (локальные) правила доступа.
  • «Все с унаследованным доступом» — пользователи и группы, которые получают доступ к активу по наследству от родительских папок.
  • Конкретные группы из списка.
  • Конкретные пользователи из списка.
• Операция (обязательное поле):
  • «Задать доступ» — предоставить или обновить права.
  • «Убрать доступ» — отозвать права доступа.
• Набор прав (обязательно для операции «Задать доступ»): Выберите готовый набор прав. В выпадающем списке отображаются только те наборы, у которых в административной панели активна настройка Available for ACL = True.

Логика работы при выполнении правила:

1. При операции «Задать доступ»: система создает новое локальное правило доступа (Folder ACL) для выбранного субъекта и актива либо перезаписывает существующее локальное правило выбранным набором прав.
2. При операции «Убрать доступ» (блокировка наследования):
   • Если у пользователя/группы было только локальное правило доступа (без унаследованных прав) — система полностью удаляет локальное правило Folder ACL.
   • Если у пользователя/группы было локальное правило, но также есть унаследованные права от родительской папки — система заменяет набор прав в локальном Folder ACL на значение «Нет доступа» (это пресекает наследование прав сверху).
   • Если у пользователя/группы не было локального правила, но действовало унаследованное право — система создает новое локальное правило Folder ACL с набором «Нет доступа» для явного запрета.

Изменить общий доступ

Это действие автоматически меняет режим публичного/ограниченного доступа к активу.

При выборе этого действия настройте параметры:

• Операция (Operation) (обязательное поле):
  • «Установить ограниченный доступ» — закрыть свободный доступ к активу. Система создаст или изменит локальное правило общего доступа, применив системный набор прав (параметр Is system = True).
  • «Установить публичный доступ» (Set public access) — сделать актив доступным для всех.
• Набор прав (обязательно для операции «Установить публичный доступ»): Выберите набор прав, который применится для общего доступа. В выпадающем списке отображаются только наборы с активным флагом Available for general access = True.

Важные системные правила для Folders ACL

• Неактивные наборы прав: Если вы настроили автоматизацию с определенным набором прав, а позже этот набор перестал быть доступным (с него сняли галочку Available for ACL / Available for general access), автоматизация продолжит работать и применять его к новым активам.
• Предотвращение дублирования: Система Picvario автоматически предотвращает создание избыточных локальных правил, которые дублируют унаследованные права, или дублирующихся записей для связки «субъект-объект».
• Конфликтующие действия: Если в рамках одной автоматизации вы настроите несколько противоречащих друг другу действий над правами одного и того же субъекта, система выполнит последнее по списку действие.
• Смена режима прав на сервере: Если вы переключите глобальную настройку системы с ACL на Rules, уже созданные автоматизации с действиями по управлению правами доступа сохранят эти действия в сохраненных карточках, но выбрать их повторно или создать новые такие правила вы больше не сможете.

Управление автоматизациями

Все настроенные правила отображаются в едином списке в разделе Автоматизации. В таблице указано название каждой автоматизации и дата ее последнего изменения.

• Включение и выключение: используйте переключатель в колонке «Статус», чтобы временно приостановить или снова запустить автоматизацию.
• Редактирование: нажмите на строку с нужной автоматизацией, чтобы открыть ее настройки и внести изменения.
• Удаление: наведите курсор на строку и нажмите на появившийся значок корзины. Обратите внимание, что удаление нельзя отменить.

Уведомления от автоматизаций

Если в автоматизации настроена отправка уведомлений, они будут приходить пользователям на электронную почту и в Центр уведомлений внутри Picvario.

Каждый пользователь может самостоятельно выбрать, куда получать такие оповещения:

1. Нажмите на кнопку Профиль пользователя в правом верхнем углу и перейдите в настройки аккаунта.
2. Откройте вкладку Уведомления.
3. В разделе Автоматизации включите или отключите удобные каналы связи: Центр уведомлений или Электронная почта.