Компания «Полиметалл» — один из лидеров в России по добыче серебра, золота и меди. Была основана в 1998 году. Сегодня торгуется на Московской бирже и входит в индекс FTSE-100 Лондонской биржи, владеет девятью действующими месторождениями золота и серебра в России и Казахстане.
У компании огромный фотобанк — более 100 000 фотографий, охватывающих период с 2005 года по сегодняшний день. Фото используются на сайте компании, в корпоративной газете, при подготовке годовых отчётов, в коммуникациях со СМИ и т.д.
Как в компании работали с медиафайлами до Picvario
Весь архив фотографий хранился на общем диске. Для сортировки снимков была разработана своя система папок — по их названиям можно было понять где какое фото находится.
Для нашего рынка это стандартная история — так медиабиблиотека выглядит у многих компаний. Есть общий диск, на котором созданы папки — по датам или по названию проектов. Внутри папок — ещё папки, вложенность может быть бесконечной. Если нужно найти одно фото, приходится открывать десятки каталогов и файлов.
Даже с учетом логичной структуры, поиск изображений занимал много времени. Чтобы найти нужное фото, приходилось смотреть сразу все снимки в каталоге.
В конечном счете подбором фотографий занимался один человек, который досконально знал структуру папок и их содержимое. В периоды пиковых нагрузок (например, подготовка годового и социального отчета) всё рабочее время менеджера уходило на работу с изображениями.
Некоторое время в компании использовали программу Windows Фотогалерея — с ней чуть проще искать и просматривать кадры, но в 2012 году Microsoft прекратил её поддержку. Кроме того, она плохо работала, когда число загруженных фото превышало 10 тысяч.
«Полиметалл» — географически распределенная компания. Фотосъемки проходят на Дальнем Востоке, Чукотке, в Якутии, Казахстане и на Урале.
Передача фотографий в корпоративный центр была возможна только по FTP и только в IT-периметре компании. Отправка значительных объемов данных серьезно загружала корпоративные каналы связи, поэтому этим процессам отдавался низкий приоритет, и пересылка данных занимала много времени.
Фотографии из базы были доступны только пользователям корпоративного центра. Регионы не могли видеть фотографии друг друга. Фото для газеты и новостей корпоративного портала шли параллельным потоком (по почте или через отдельные папки), поэтому поиск исходников требовал обращения в редакцию.
Контрагентам фото отправлялись через файлообменники — это тоже долго и не всегда надёжно.
Резюмируя, можно выделить 3 основные проблемы:
- Данные хранятся на сервере в центральном офисе, что создает сложности с доступностью из регионов и требует значительных ресурсов для резервного копирования.
- Просмотр и поиск выполнялся средствами операционной системы. Windows или MacOS не предназначены для хранения корпоративных фото. Нельзя было использовать все преимущества метаданных, оперативно искать и экспортировать фото.
- Распределением файлов по нужным папкам, поддержанием всей системы в порядке и поиском изображений занимались несколько человек — в такой конфигурации невозможно было автоматизировать рутинные процессы, кроме того, существовала серьезная зависимость от присутствия специалиста на рабочем месте.
Какие сложности были при внедрении
Первое, что нужно было сделать — определить, для каких процессов будет использоваться медиабиблиотека. Таким образом были выделены типы пользователей, проработаны сценарии использования и система распределения прав доступа.
Ещё одна важная задача — написание подробной инструкции по работе с Picvario для сотрудников. Нужно было описать процессы наполнения и использования, разработать правила тегирования фото, согласований и так далее.
Также много времени занял перенос базы в Picvario — из-за больших объёмов.
Результаты и отзыв
Мы спросили у руководителя направления digital-коммуникаций Дмитрия Мажорова, какой эффект они получили от внедрения Picvario. Он прислал нам вот такой отзыв:
«1. Система значительно упростила поиск и отбор нужных фотографий и отправку их контрагентам. Достаточно с помощью тегов найти нужные активы, создать для них коллекцию внутри самой системы и скинуть ссылку для скачивания – также внутри системы.
2. В ближайшее время мы переводим процесс подбора фотографий для корпоративной газеты и портала в Picvario. Это позволит объединить информационные потоки, связанные с медиа-активами.
3. Наши регионы получили доступ ко всем медиа-активам, то есть могут учиться друг у друга и повышать общий уровень фотографий. Также наши коллеги в регионах получили возможность самостоятельно загружать фотографии в систему — они становятся доступны сразу всем заинтересованным сторонам.
4. Мы предусмотрели возможность для службы безопасности согласовывать фотографии прямо в Picvario — теперь пользователи видят в свойствах фото, что оно согласовано для использования.
- Picvario всеядна, поэтому помимо фотографий в ближайшее время туда перейдут другие наши медиаактивы: видео и векторная графика.
В итоге мы хотим получить систему, где активы доступны пользователям по запросу, а из процесса будет исключён посредник, который раньше сам искал нужный актив для других подразделений.
В планах — интегрировать Picvario с фотобанком на корпоративном портале и веб-сайте с использованием API системы.
Дорожная карта развития Picvario внушает оптимизм. Если в обозримом будущем планы будут реализованы, Picvario станет одним из лучших продуктов в своей категории — хранение и управление медиа-активами.»
