DAM (управление цифровыми активами) — неотъемлемая часть любой бизнес-стратегии. Эта система помогает упорядочить процессы и повысить эффективность всей системы управления контентом. Платформа системы DAM упрощает процесс создания контента, являясь единым источником достоверных данных, что позволяет лучше координировать совместные действия и осуществлять поиск ресурсов более эффективно.
При выборе DAM системы управления цифровыми активами могут возникнуть определенные трудности. Например, при выборе поставщика необходимо учитывать ряд факторов. Это руководство поможет вам избежать ошибок и выбрать систему DAM, которая наиболее оптимально подходит для вашей бизнес-модели.
Что нужно учитывать при выборе DAM?
Сравнивая различные DAM-решения между собой, необходимо обратить внимание на некоторые важные характеристики. Прежде чем начать переговоры с потенциальными партнерами, составьте список функциональных требований к управлению цифровыми активами и изучите различные характеристики и функциональные возможности систем, представляемых разными поставщиками.
Пользовательский интерфейс (UI): UI — это часть программного обеспечения, наиболее важная с точки зрения пользователя-человека. С одной стороны, хорошо продуманный интерфейс должен быть простым в использовании, с другой стороны, разработан таким образом, чтобы его можно было визуально настроить под ваш бренд.
Пользовательский опыт (UX): UX — это опыт взаимодействия пользователя с программным обеспечением. Найдите и почитайте отзывы о функциях продукта и о том, как они обеспечивают работу системы.
Поддерживаемые типы файлов: какие типы файлов поддерживает система? Позволяет ли она хранить промежуточные файлы дизайна, которые еще находятся в производстве, например, файлы TIFF или PSD?
Гибкость системы: гибкая DAM система может адаптироваться к различным типам пользователей и подстроиться под требования бизнеса. Существуют ли различные варианты хранения данных и укладываются ли они в бюджет компании? Есть ли возможность настройки метаданных и импорта существующих метаданных в DAM-решение?
Последние изменения и перспективные направления развития DAM системы управления цифровыми активами: хотя важно найти уже работающее решение и ознакомиться с его функционалом, также полезно будет узнать о том, над чем сейчас работают разработчики и чего ожидать в перспективе. Почему бы не попросить продавца рассказать вам о своих дальнейших планах по развитию и совершенствованию продукта.
Поддержка клиентов: как поставщик поддерживает своих клиентов? Проводится ли обучение персонала? Есть ли консультации на всех этапах разворачивания и использования продукта? Есть ли представитель клиентского сервиса в вашем регионе? Будет ли у вас постоянный куратор?
Репутация продавца: Насколько надёжен ваш поставщик? Не стоит недооценивать его стабильность, поскольку она будет напрямую влиять на развитие и работу компании. Сфера инноваций зачастую непредсказуема, и система DAM не является исключением. Как долго существует организация? Разработали ли они продукт сами или просто являются дистрибьюторами?
Ошибки, которых следует избегать, и моменты, которые необходимо учитывать при выборе системы DAM
1. Сначала определите заинтересованные стороны. Обычно это те люди, на которых непосредственно повлияет внедрение системы. Важно понимать, каким будет их взаимодействие с системой, чтобы их можно было подготовить, и привлечь к работе с системой DAM с самого начала. Прежде чем внедрять систему управления цифровыми активами, убедитесь, что все участники процесса полностью осознают ее преимущества.
Если вы сумеете заручиться поддержкой своих сотрудников на ранних этапах, это станет ключевым компонентом успеха управления активами, поскольку если люди будут использовать систему неправильно, то она не принесет пользы.
2. Определите, что вам нужно и что вам не нужно. После того как у вас сложилось чёткое представление о том, кто будет пользоваться DAM системой, пора задуматься о потребностях каждой группы пользователей. Одним из главных преимуществ системы DAM является возможность настраивать права как отдельных пользователей, так и целых групп, наделяя их определёнными наборами прав или накладывая ограничения на действия, которые им могут быть доступны.
Однако это ещё не всё. Например, представьте, что вы хотите, чтобы ваше маркетинговое агентство имело бы доступ к некоторым логотипам бренда компании и стоковым изображениям, но при этом хотели бы ограничить им доступ к другим активам.
3. Хотите ли вы интегрировать уже существующие инструменты в систему? Когда вы пытаетесь заручиться поддержкой заинтересованных сторон, важно учитывать те системы, которые уже использует наша команда. Существует множество систем, способствующие привлечению пользователей для вас.
В идеале, вам следует опираться на те системы, которые вы уже используете, например, работая с социальными сетями. Сможет ли ваша команда улучшить свои творческие процессы с помощью интеграции по API? API позволяет всем пользователям подключаться к конечным точкам DAM и создавать пользовательские интеграции для использования возможностей существующей системы (социальных сетей, программного обеспечения для дизайна и т.д.).
4. Определите временные рамки внедрения DAM системы. Определить реалистичные сроки для такого проекта непросто, особенно когда у вас есть несколько команд со своими потребностями. Потратьте время, чтобы убедиться, что все сделано правильно и работает.
Разделение этапов на выполнимые шаги позволит минимизировать давление на проектную команду. Таким образом они смогут контролировать внедрение системы на каждом этапе, а не просто беспокоиться о том, чтобы отчитаться о завершении работы.
5. Выбирайте партнера, а не просто провайдера. Сужая список потенциальных поставщиков, важно изучить не только продукт, но и оценить компанию-поставщика в целом. Этот шаг поможет вам определить, какой поставщик соответствует вашим целям и потребностям. Например, как организована поддержка при вводе в эксплуатацию, доступны ли они 24 часа в сутки 7 дней в неделю? Готовы ли они уделять внимание разработке новых функций, критически важных для вас? Важно, чтобы эти отношения имели долгосрочный потенциал.
Для получения дополнительной консультации по развертыванию DAM системы управления активами свяжитесь с Picvario. Picvario предлагает готовую к использованию DAM систему, подходящую для любой организации. Платформа управления цифровыми активами Picvario создана с учетом потребностей различных команд, поэтому она умеет адаптироваться к этим потребностям по мере их изменения.
Получайте отчёты по работе в режиме реального времени и взаимодействуйте со своей командой посредством стандартизированных отчетов и информационных панелей. Когда рабочие процессы сопровождаются чёткой коммуникацией по выполняемым задачам, сотрудники демонстрируют лучший результат с меньшими затратами.
